Så undviker du bluffakturor och bedrägerier i sommar – uppdaterade tips för företag

Under sommaren är fakturabedragare särskilt aktiva. Samtidigt är ordinarie personal ofta på semester, vilket innebär att många företag är sårbara för falska fakturor, vilseledande avtal och andra bedrägeriförsök.
Att ha tydliga och uppdaterade rutiner är avgörande för att skydda företagets ekonomi och anseende.

Här får du konkreta tips – och några verkliga exempel – på hur ni kan förebygga problem.

Varför är sommaren extra riskfylld?

Semestertider innebär färre personer på plats, ökad stress för den som är kvar och ibland tillfällig eller nyanställd personal som kanske inte är fullt insatt i företagets normala fakturahantering.
Det skapar perfekta förutsättningar för bedragare att lyckas.

Dessutom utvecklas bluffmetoderna snabbt: dagens bedragare använder inte bara falska fakturor utan även e-postkapningar, falska avtal och telefonsamtal där inspelningar används som ”bevis”.

Konkreta exempel: så kan företag drabbas

Ett konsultbolag i Mariehamn fick i juni en faktura från ett ”nytt IT-företag” för supporttjänster. Beloppet var relativt lågt – 3 90 EUR – och betalades i all hast av en vikarie. Ingen supporttjänst hade dock någonsin beställts, och företaget fick lägga flera timmar på att bestrida fakturan och återkräva pengarna.
Ett tillverkningsföretag i Västsverige blev kontaktat av ett ”avtalsteam” via telefon som påstod sig vara från deras befintliga säkerhetsleverantör. Samtalet spelades in och användes senare som underlag för en påstådd avtalssignering. Företaget tvingades anlita jurist för att stoppa fakturor på över 25 000 kr.

Så skyddar du företaget – uppdaterade åtgärder

Ha en aktuell leverantörslista. Alla fakturor måste stämmas av mot en lista med godkända leverantörer innan betalning sker.
Acceptera aldrig nya avtal eller fakturor utan granskning. Allt som kommer från nya aktörer under semestern ska ifrågasättas och pausas.
Förbered ett standardbrev för bestridande. Ge personalen ett färdigt brev som snabbt kan användas för att bestrida falska fakturor och undvika att ärenden går vidare till inkasso eller Kronofogden.
Ingen får ingå avtal via telefon. Instruera all personal att neka alla former av muntliga avtal eller bekräftelser tills ordinarie ledning är tillbaka.
Visa hur blufföretag identifieras. Använd Svensk Handels Varningslista för att kontrollera nya företag och erbjudanden.
Inför tvåstegsverifiering för alla fakturabetalningar. Minst två personer ska granska och godkänna varje faktura, särskilt under perioder med lägre bemanning.
Utbilda personalen om nya bedrägerimetoder. Gå igenom exempel på falska e-postmeddelanden, kapade konton och phishingförsök – ökad medvetenhet är det bästa försvaret.

Kom ihåg: Listan är ett verktyg – inte en garanti

Att ett företag inte finns på Svensk Handels varningslista betyder inte automatiskt att det är seriöst.
Listan är en hjälp, men vaksamhet och sunt förnuft måste alltid användas.

Sammanfattning

Sommaren är ingen ursäkt för att sänka garden. Tvärtom: tydliga rutiner, utbildad personal och kritisk granskning är avgörande för att undvika dyra misstag.

Var hellre överdrivet noggrann än efterklok – det kan rädda både pengar och företagets rykte.